Följ

Basdata

Inställningar BASDATA

BookHit har ett stort antal möjliga inställningar och för att göra dessa överskådliga i handboken, har inställningarna delats upp per meny i fyra delar. Denna del handlar om övriga punkter i menyn BookHit.

Här görs diverse inställningar men kom ihåg att det som görs här gäller för hela BookHit-systemet.

Denna punkten hittar du under menyn BookHit.

Allmänt

Här gör du inställningar för; artikelmall, bokkort/etiketter, moms och anslutning för scanner-terminal.

OBS!! När du ändrat momssatserna måste du göra ett dagsavslut innan dessa börjar gälla.

Söka i hämtfack först

​Om du markerar denna kommer BookHit att först söka (när du står i kassan) efter artikeln i hämtfacket och sedan i lagret.

Beräkna kundförkortning från postnr och namn

Du markerar denna rutan om du vill att förkortningar av kundnamn ska bygga på mer än bara efternamn.

Identiska kundnr och debitörsnr

Här anger du om numren ska vara identiska eller ej.

Betalnings typ i PC-kassa

Om t.ex. butiken har speciella presentkort som endast gäller i just er butik kan man här döpa om en av knapparna i kassan.

Artikelmall

En generell inställning om och hur etiketten ska skrivas ut. För var artikel kan sedan inställningarna ändras individuellt.

Nyhetsperiod

Här anger du hur länge en artikel ska räknas som en nyhet.

Moms

Fyra olika momssatser är möjliga samt 0%.

När du ändrar momsen och sedan ska använda PC-kassan måste du göra ett dagsavslut i PC-kassan innan de nya momssatserna börjar gälla.

Momsstandard för:

Här anger vilken momssats du vill att BookHit automatiskt ska välja för ISBN och artikelnummer om inget anges på artikeln.

Etikett

Välj mellan utan streckkod, med streckkod och med streckkod och specialkod för hämtfack.

Du kan också ange storlek för koden.

Anslutning av scannerterminal

Här ska du välja en port.

Beställningar

Här gör du inställningarna för dina beställningar. Du bestämmer hur utskriften av ordersedeln och kundbekräftelsen ska se ut, var kvittoskrivaren är kopplad, automatisk identifikation av faxnummer till ordersedlar, förlagsbeställning via Seelig, manuellt eller annan väg och beställningsväg för övriga beställningar.

Förlagsbeställning per

Här markerar du hur du vill göra din förlagsbeställning, t.ex. via Seelig, fax, telefon m.m. När du sedan gör en order föreslår BookHit detta.

Varning beställt antal

Här skriver du in när du vill att BookHit ska varna när u skriver in orderantal, på detta sättet minskar risken att det beställs för många böcker av misstag.

Nyhetskapens Dag

Här anger du hur länge artikeln ska vara en nyhet i WebShopen.

OBS! Denna funktionen fungerar endast tillsammans med WebShopen.

Utskrift ordersedel

Här markerar du vilka uppgifter du vill ska vara med på ordersedeln.

Visa funna kunder först i en lista

När du söker efter en kund vid en kundorder och du vill att alla funna kunder ska visas i form av en lista innan de lyfts in i ordern markerar du detta här.

Utskrift kundbekräftelse

Här markerar hur kundbekräftelsen ska skrivas ut.

Automatisk identifikation av faxnummer till ordersedlar

Om denna funktion aktiveras kan BookHit automatiskt skicka order som fax. Denna funktion fungerar endast tillsammans med faxprogrammet TOBIT.

Dispolista

Här ställer du in ifall beställningen ska gå till ett förlag eller till Seelig och hur försäljningen ska visas i statstiken.

Beställningar

Här ställer du in vart ordern generellt ska skickas och hur den ska skickas.

Visa försäljning i

Här markerar du hur försäljningsstatistiken ska visas.

Faktura

Här matar du in den tekniska information angående fakturor. Vad som ska skrivas ut (offert, följesedel och faktura), växelkurs vid fakturering, utskrift, paketetikett, portoberäkning och infotext på fakturan.

Netto

Om det på fakturan endast ska ange netto beloppet kryssar du i denna rutan.

Koppla bort utlandsfakturering

Denna funktionen innebär att kunden oavsett landskod får en inrikesfaktura med moms.

Meddela om saknad moms

Om moms saknas på en artikel kan du automatiskt få meddelande om detta vid fakturering.

Meddela om underskridet lagersaldo

Om du vid fakturering vill få meddelande att artikeln du fakturerar har negativt lagersaldo anger du detta här.

Växelkurs vid fakturering

Här anger du hur växelkursen ska räknas om.

Portoberäkning

Här kan du ange om portotabellerna är netto eller bruttouppgifter. På så sätt kan man få ”jämna” belopp.

Infotext

Denna texten kommer att synas på alla fakturor.

Infotexten kan innehålla en standard text, man kan också vid jul önska en god jul eller till sommaren önska en glad sommar osv.

Varuingång

Här matar du in den tekniska information angående VARUINGÅNGEN. Du kontrollerar utskrift av etiketter, protokollfiler för varuingången, elektronisk varuingång och feltyper från lagret.

Koppla bort inmatningskontroll vid varuingång

Genom att markera denna snabbas arbetet upp genom att inte kontrollera om du glömt någon uppgift.

Protokoll för INTRASTAT

Detta innebär att BookHit skapar en särskild statistik varenda månad över alla utlandsleveranser. Filen har ändelsen ”TRA” och läggs i mappen ”INTRASTAT”. Denna filen kan bearbetas i Excel eller i Word.

Skriva protokollfil för

Här väljer du vilka protokoll filer som automatiskt ska skapas.

Elektronisk varuingång

Här gör du inställningar för den elektroniska varuingången.

Automatiskt hämta feltyper från lager

Här gör du inställningar för vilka feltyper BookHit ska kontrollera och ge felmeddelande om.

Artikel

Enhet

Här anger du hur artikeln är förpackad.

Grupper

Här gör du en grov indelning av sortimentet, t.ex. böcker, kontorsvaror, video, musik m.m. Varje artikel tilldelas en artikelgrupp.

Kategorier

Det finns möjlighet att skapa tre olika kategorier som artiklarna tilldelats. För varje kategori kan ett antal färdiga alternativ skapas. Det går att söka efter artikelkategorier.

Grossister

Vid sidan av Bokrondellen, finns det en rad andra distributörer, både direkta konkurrenter till Bokrondellen och företag som specialiserat sig på s.k. icke-standardsortimentet.

Börja med att lägga upp grossisten som en vanlig leverantör under menyn Förlag, sedan lägger du upp honom i detta fönster. Detta gör du genom att klicka på knappen Ändra (papper med en penna på) och sedan kan du antingen söka efter honom genom knappen Söka Gossist eller direkt skriva in grossist numret i det tomma vita fältet till vänster.

Ange sedan beställningsprotokoll och standard beställningssätt.

Sedan kan koppla olika förlag och andra leverantörer till denna grossist. Det gör direkt på respektive förlag i menyn Förlag / Ändra.

Externsökning

Här gör du grundinställningar för olika utländska CD-ROM som kan integreras i BookHit.

Under punkten "beskrivning" anger du vilken information som ska tas med av de funna informationen.

Redovisningsgränssnitt

Standard i BookHit export enligt den svenska generella SIE-standarden, eller via eConnect som fungerar med de vanligaste bokföringsprogrammen (Visma SPCS, Hogia, Xor ...).

Välj typ

Här väljer du bokföringsgränssnitt, t.ex. eConnect.

Kontoföring

Här kopplar du kontonummer de olika varugrupperna om du väljer SIE.

Väljer du eConnect, så görs alla kontoinställningar i detta program.

Inställningar debet resp. kredit

Här skriver du i vilken kontoplan som används och de olika kontonummerna för SIE. För eConnect görs inga inställningar här.

Dessa fönsterna skiljer sig lite beroende på vilket bokföringsgränssnitt du använder dig av.

Filial

Om bokhandel är en Central med olika Filialer matar du in dessa här.

Filialnummer kan endast ändras i singel-installationer för i anslutning till nummer ändring andras också all statistik kopplat till denna filial.

FiFo-koppling

Detta menas att filialen är passiv, allting går genom Centralen, endast kassan används på Filialen.

BookHit filial

Detta är en aktiv Filial. Denna >Filialen gör allting själva, både order, följesedlar, fakturor, m.m.

Parkera följesedel

Om denna rutan är markerad parkeras följesedlarna till denna filialen.

Den tomma rutan till höger visar hur många markerade följesedlar där finns.

Inventering

Innan du förbereder en inventering i INVENTERINGSMENYN, måste du först registrera basuppgifterna.

Först måste du bestämma dig för om du vill genomföra inventeringen på en särskild dag. Det kommer då att innebära att du måste stänga bokhandeln och genomföra inventeringen utan avbrott.

Alternativt kan du välja en permanent inventering vilket innebär att du kan genomföra inventeringen steg för steg medan försäljningen fortsätter. Detta förutsätter emellertid att du har en titel-indelad lageradministration. Då kan BookHit nämligen spara all varuingång och all försäljning medan inventariedagarna registreras som extra data.

Därnäst måste du avgöra om du ska göra avskrivningar schablonmässigt eller om du ska genomföra avskrivningarna stegvis.

Det finns tre olika metoder att göra inventeringen på.

  • Standardinventering Om du gör denna inventeringen måste du stänga affären under tiden och du får en korrekt inventering.
  • Totalinventering Du har affären öppen och en fil byggs upp under inventeringen där BookHit tar hänsyn till försäljningen, denna inventering blir dock inte helt korrekt.
  • Stickprovsinventering Ett begränsat grupp artiklar inventeras och resultatet anses vara gemensamt för hela sortimentet. Denna metoden är inte att rekommendera.

Automatisk åldersfördelning

Om denna rutan markeras kommer automatiskt boken ålder med på inventeringen.

Graderad nedskrivning

Här skriver du hur mycket artiklarna ska skrivas ner med per år.

Relativ avskrivning

Här skriver du en procentsats på hur mycket artiklarna ska skrivas ner med.

Kommunikation

Här hittar du inställningarna för sökvägar i vilka BookHit kommer att söka för att finna rätt kommunikationsprogram för att sända en order.

Sålunda fastställer du var BookHit hittar IBU-programmet, var VLB har installerats, var du hittar Libri-CDn samt KNO-mailboxen.

För att läsa in uppdateringar i BookHit går du in under denna fliken och markerar vad du vill läsa in, och så startas inläsningen. Detta rekommenderar vi görs på morgonen innan öppningsdags efter som att detta kan göra att arbetet på de andra arbetsplasterna kan gå lite långsammare. Tänk på att på den datorn som inläsningen pågår kan inget arbete.

Under inläsning av priser och status nummer från Seelig läggs alla prisändringar i etikett filen och kan sedan skrivas ut.

Förkortningar

Under denna meny punkten lägger du in diverse förkortningar. Du kan bl.a. lägga in förkortningar på personalen.

Meddelande nummer

Allmänt

BookHit använder standardiserade meddelande-koder som visar status på order och beställningar. Denna standard bygger på Seelig-koderna. Vid import av artikeldata från Seelig övertas status från Seelig. Därmed vet du alltid om en bok kan levereras. Status 0 (=finns i lager) av standard.

Här kan du fixera vid vilken typ av meddelande BookHit skall lägga order direkt i hämtfack, så att ordern i princip efter att kunden har blivit informerad, inte följs upp. Vid meddelandenummer 5 (slutsåld, ingen ny upplaga) kan du lägga ordern i hämtfack. Du kan även ange beräknad leveranstid för olika meddelandenummer.

Grossister

Här ser du meddelande nummer för en enskild grossist.

Nya priser

När priserna ändras får du direkt meddelande om detta och du kan enkelt skriva ut nya prislappar och ändra i artikelregistret.

Portotabeller

Här anger du vad de olika transsportsätten kostar.

Sökord

Till de mera komplexa funktionerna hör sökord. De här fastställda sökorden kan fritt (mängd och kombination) kopplas till titlar och kunder.

Därmed är det möjligt att skapa den mest komplexa kunddatabas, med nästan oändliga sökkriterier. Detta är i dagens läge ett bra sätt att spara på porton utan att minska reklamen.

Texter

Om du inte för din korrespondens i ett externt program, kan du med hjälp av BookHits modul Text inte bara göra hela din ordbehandling samt korrespondens med kunder, men även spara din korrespondens på tre olika språk. Med hjälp av landskoden kan du leta rätt på brevet på respektive språk och låta skiva ut det.

Landstecknen A, CH och D betyder att BookHit automatiskt använder sig av tysk text. Vid F och B används fransk text. I alla andra fall skrivs brevet på engelska. Även om du inte anger landstecken använder BookHit engelsk text.

Du kan sortera och spara hur många texter du vill under kapitel eller ämnesområden.

Skriva ut ett brev

Du gör ett urval på era kunder (menyn Kunder > Urval). Du får en lista på alla kunder som hittades:

Du markerar de kunder du vill skicka brev till och klickar på knappen Seriebrev, du får då upp detta fönstret:

Klicka på knappen utskrift. Nu får du upp det traditionella utskrifts fönstret:

Här klickar du på knappen Text så får du upp fönstret där du infogar breven. Här väljer du vilket brev som ska skickas till kunderna.

När du gjort detta trycker du Enter. Du får nu återigen upp det traditionella utskriftsfönstret, här väljer skrivare och trycker sedan på Utskrift.

Listmallar

Transportsätt

Här infogar du vilka transportssätt som kommer att användas.

Slagord

Denna funktionen använder du när du i sortiment basdata vill koppla ett nyckelord till en artikel. I fältet till vänster, VG, skriver du vilken varugrupp som slagordet ska kopplas till. I det högra fältet, Slagord, skriver du slagordet. Du kan ha flera slagord på samma varugrupp.

När du matat in alla slagorden, söker du efter en artikel som du vill koppla ett slagord till.

Om du t.ex. vill koppla alla artiklar med varugrupp 1 till slagordet data (se bilden ovan) går du in under menyn Sortiment – Urval, och gör ditt urval på varugrupp 1, när du få listan med alla utvalda artiklar markerar du de artiklar som ska kopplas till samma slagord och klickar sedan på knappen ÄNDRINGAR.

Markera Slagord, du får nu upp ett fönster där du kan skriva vad de markerade artiklarna ska ha för slagord.

Nu kan du leta upp en artikel och i fältet nere till höger, som heter nyckelord, ser du slagordet som är kopplat till denna artikeln.

Slagord kan man söka på i både Sök- och Urvals-funktionen.

För att koppla enstaka artikel till ett nyckelord, letar du upp rätt artikel och säger Ändra (i menyn), du får nu upp en knapp bredvid detta fönster som du kan klicka på. Du får nu upp en lista på alla slagord som går att koppla till denna artikeln.

OBS! Det går bara att koppla ett slagord till varje artikel.

Sökord

Till skillnad från slagord kan du koppla många sökord till en artikel. På sökord skriver du in alla ord du vill kunna söka på, sedan kopplar du dessa orden till olika artiklar.

När du matat in alla sökorden, söker du efter en artikel som du vill koppla sökord till. Om du t.ex. vill koppla alla artiklar med varugrupp 1 till sökord data (se bilden ovan) går du in under menyn Sortiment – Urval, och gör ditt urval på varugrupp 1, när du få listan med alla utvalda artiklar markerar du de artiklar som ska kopplas till samma sökord och klickar sedan på knappen ÄNDRINGAR.

Markera Koppla sökord, du får nu upp ett fönster där till vänster finns alla sökorden som du tidigare matade in och till höger finns de sökorden som du kopplat till de markerade artiklarna.

Markera Koppla sökord, du får nu upp ett fönster där till vänster finns alla sökorden som du tidigare matade in och till höger finns de sökorden som du kopplat till de markerade artiklarna.

För att koppla ett sökord till en artikel markerar du ett sökord i det vänstra och klickar på den gröna Lägg till knappen. När du är klar trycker du på knappen Koppla.

För att se på artikeln vilka sökord som är kopplade dit letar du upp en artikel, klickar på knappen Funktioner, här markerar du Sökord. Om det finns sökord kopplade till denna artikeln får du upp ett fönster med dessa sökord:

Om det däremot inte finns några sökord kopplade, får du upp följande fönster:

Om du här trycker på knappen Lista får du upp följande fönster:

Se tidigare i detta kapitlet för mer information.

Nyckelord

Detta är ett sätt att katalogisera artiklar. Att sammanfoga flera olika böcker som annars inte har något gemensamt i titeln.

Exempel: Om man har två böcker, en har ordet björn i titeln, den andra handlar om björnar men har inte det ordet i titeln. När du söker på ordet björn får du fram båda böckerna.

Se Slagord

Returorsaker

Här infogar du olika returorsaker, vilka kan sedan vara intressant att titta på.

Varugrupper

Ett 3-stegs varugruppssystem gör det möjligt att placera 999 varugrupper.

Du kan så småningom med säkerhet hitta flera finindelningskriterier, om du till en början använder dig av en grövre mall. Steg tvåblir en undergruppering. Steg tre innebär ytterligare en undergruppering. På det viset får du ett system som är anpassat till bokhandelns profil.

Valuta

Denna modul är intressant för bokhandel med egen import (det skapas en s.k. ”öppen total faktura” och bokhandel som säljer till kunder i utlandet och fakturerar i utländsk valuta).

I BookHit gör du i menyn BookHit / Basdata / Inställningar grundinställningar för att veta hur basdata med valutakurser skall hanteras.

I denna menyn bearbetar du valutakurserna. Det betyder att du kan hämta valuta kurserna från banken eller tidningen och mata in dem, bearbeta eller radera dem här.

Betalningsväg

Denna modul står i direkt förbindelse med valutamodulen. Den riktar sig till bokhandlare som köper direkt från utlandet.

Det finns ett flertal olika betalningssätt till framför allt nordamerikanska förlag som dels kan betalas via det egna konto dels via kreditkort. I bl.a. Nordamerika är det vanligt att betala med kreditkort, därför har vi utvecklat modulen Betalningsväg. Du kan använda dig av upp till tre olika kreditkort för inköp i utlandet.

Vi rekommenderar dig att göra en åtskillnad mellan exakta varuinköp och betalningar som rör kostnadskonton i bokföringen. Helst bör du skaffa dig olika kort; ett för Varuingångsräkningar och ett för kostnadsräkningar. Detta underlättar redovisningen.

Uppgifterna som du matar in här, kommer att tryckas ut på förlagets ordersedlar om du i basdatan har angivit Kreditkort som betalningssätt.

Tulltariffnummer

Här kan du ange tull nummer per varugrupp som sedan ingår i INTRASTAT-protokollet.

För informatiom om INTRASTAT-protokoll se tidigare i kapitlet under Varuingång > Protokoll för INTRASTAT.

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.