Följ

Kunder

Kunder

Under menyn Kunder handhar du all kundinformation.

Visa basregister

Med menypunkten Visa basregister öppnas fönstret Kund. I fönstret syns då den första kunden, finns ingen kund inlagd i BookHit får du frågan om vill infoga en ny kund.

Blixten

Under den s.k. blixten hittar du genvägar till denna kund.

Du kan t.ex. se hur många böcker som ligger i hämtfacket, hur många kundbeställningar som ej är iväg skickade, iväg skickade beställningar, skapade och iväg skickade följesedlar och fakturor, m.m.

OBS! Detta är enbart för denna kunden!!

Sökord

Här kan du koppla sökord till en viss kund.

Du väljer mellan sökorden du tidigare lagt upp under; SKS – Basdata - Listammallar – Sökord. Det måste finnas upplagt här för att kunna arbeta med det.

Sök efter kunden som du vill infoga sökord på och välj därefter ändra i rullningslisten. Klicka därefter på knappen sökord i basdata fönstret och följande fönster visas:

Klicka på knappen lista så får du upp ett nytt fönster:

Markera det sökord du vill föra över till denna kunden och klicka på knappen Lägg till. När du är klar klickar du på knappen Avsluta. Stäng nu det öppna fönstret och godkänn kunden genom att klicka på den gröna bocken.

Om du nu klickar på knappen Sökord igen ser du de sökord som är kopplade till denna kunden:

Rabatter / Priser

Här kan du koppla olika rabatter och specialpriser till en specifik kund.

Rabatter

Här kan du koppla rabatter för olika varugrupper till denna kunden.

För mer information se kapitlet Skolböcker.

Specialpriser

Här kan du koppla en enskild artikel till en kund som har ett annat pris än det ordinarie.

Tomt gult papper

För att i detta fönstret infoga en artikel med rabatt klickar du på denna knappen.

Gult papper med text

Om du vill ändra på en redan inlagd artikel, markerar du artikeln och klickar på denna knappen

Papperskorgen

För att ta bort en redan inlagd artikel markerar du den och klickar sedan på denna knappen, du får en fråga om du verkligen vill radera artikeln.

När du infogat eller ändrat på en artikel godkänner du ändringarna med Enter eller den gröna bocken. För att avbryta klickar du på Esc eller det röda krysset.

OP

På bilden ovan står det OP:1004,00, detta visar saldot på obetalda fakturor. Enligt bilden ovan har denna kunden obetalda fakturor på 1004 kronor.

Om det inte finns några obetalda fakturor är detta fältet tomt.

Kdnr

Här ser du vilket kundnummer denna kunden har.

När du infogar en ny kund väljer BookHit det första lediga kundnumret, detta kan du naturligtvis välja ett annat.

Förkortn.

BookHit skapar automatiskt en förkortning, som du sedan kan utnyttja när du söker efter en kund. Under SKS – Basdata – Inställningar – Allmänt, kan du ställa in hur BookHit beräknar förkortningar. BookHit kommer då att använda sig postnumret och komplettera med de fem första bokstäverna från efternamnet. Detta kan vara fördelaktigt om ni har kunder med oika postnummer.

Detta kan du naturligtvis också ändra på. Ifall ni skapar egna förkortningar tänk då på att göra likadant i hela programmet, så att när man sedan söker på förkortning kan vara säker på att inte missa någon kund.

Kunden spärrad

Om man av någon anledning vill spärra kunden från att bli fakturerad kryssar man i denna rutan. Kunden kan dock fortfarande handla kontant.

Filial & Central

Kundförvaltningen tillåter uppbyggandet av förbindelser mellan två eller flera kunder i hierarkisk ordning, s k central / filial. En central kan bindas med hur många filialer som helst. Det tillåtes även att en filial har en filial. Denna möjlighet är inte bara en minnesfunktion utan underlättar databearbetning inom redovisnings - och betalningsvillkorsområdet.

Vid sidan av autonoma filialer som får redovisa själva med egna betalvillkor, finns det filialer vars redovisning sker via centralen. En blandning av olika filialer är möjligt. Kundadministrationen tar hänsyn till alla dessa fall.

Sker överenskommelser angående rabatt och betalvillkor genom en central, behöver du inte ta fram varje enstaka kund databas från varje filial, utan kundadministrationen tar hand om det. Det tas hänsyn till om det är en autonom filial eller en osjälvständig filial.

Vid infoga kund eller ändra kund kan du bygga upp eller upphäva koppling till centralen. Förutsättningen är därför att centralen redan finns som kund i kundförvaltningen.

Skapa koppling till central

Klicka på Filial och sök kund - fönstret öppnas (meny Kund - Söka). Leta efter centralen. Hittar du inget passande kan du antingen söka på nytt eller avbryta sökandet. I detta fall stängs sökfönstret och förbindelsefönstret och alternativen privatkund markeras. Hittas det en exakt kund så visas i förbindelse med centralen - fönstret, kundnummer och kundnamn. Samtidigt matas betalningssätt, betalningsvillkor och rabatt in i filialens kund databas. ”Villkor för central” visas i nedre högra hörnet. Nu kan du välja om räkningen skall ställas till filialen eller centralen. Visas mer än en passande kund, kommer kundlistan upp på skärmen. Förbindelse med centralen sker genom dubbelklick eller genom att du trycker på Enter. Vill du inte ha förbindelsen, stänger du kundlistan via stängrutan i övre vänstra hörnet eller genom att du trycker på.

Motsvarar kopplingen till centralen dina önskemål, klickar du på kartotek och förbindelsefönstret stängs. Nu har du möjlighet att bearbeta kunddatan. Ändrar du på betalningssätt, -villkor eller rabatt så visas i förbindelsefönstret även ”villkor för filialen”.

Ändra koppling

För att ändra en bestående förbindelse till en filial aktiverar du funktionen ändra kund, klicka på central info. ”Förbindelse till centralen” - fönstret öppnas. Här visas nuvarande status. Klickar du på ny central öppnas sök kund - fönstret och du kan som tidigare förklarat upprätta en förbindelse till en annan central.

Radera koppling

För att upphäva en bestående förbindelse till en central, klicka du på privat kund eller central i kundregistret. Redan bestående inmatningar för betalningssätt ,- villkor eller rabatt ändras inte. Förbindelsen till centralen upphävs.

Medlem

Om du markerat att kunden är medlem kan du öppna ett nytt fönster genom att klicka på knappen, där du kan registrera faktureringsperioden, (år, halvår, kvartal eller månad).

Omsättning

Här kan du enkelt se vad denna kunden har handlat för både totalt och kontant.

Rabatt

Har kunden rabatt på hela sortimentet kan man mata in den här, så håller BookHit själv ordning på detta, i både kassan och fakturering.

Denna rabatten går naturligtvis att ta bort.

Specialpris

Finns kunden i en speciell kundkategori, som t.ex. studerande, kan man infoga detta här och sedan koppla denna kunden till en speciell artikel.

Kredit-tid

Här matar du betalningsvillkoren vid fakturering.

Du har också möjlighet att om kunden har betalningsvillkor på 30 dagars men betalar på 10 dagar mata in en extra rabatt.

Transportsätt

Om kunden vill ha artiklarna skickade kan man här mata in hur de ska skickas.

OBS! För att kunna göra detta måste det först läggas in under: SKS – Basdata – Portotabeller.

Portofritt

Ska kunden inte betala portot klicka man i denna rutan.

Avhämtning, Bud, Skickas

Här kan du markera hur kunden vill ha artiklarna levererade.

Kontant, Faktura, Följesedel

Här markerar du hur kunden ska betala.

OBS! Detta är endast information så att om faktura är i kryssat kan kunden ändå handla kontant och tvärtom.

Samlingsfaktura

När man skapar följesedlar från fakturor skapas en faktura per följesedel oavsett om samma kund har flera olika följesedlar. Om då denna rutan är i kryssad och man har tre följesedlar till samma kund, kommer endast en faktura att skapas.

Koppla betalningssätt

Här kan du markera hur kunden brukar betala.

OBS! Detta är endast en information.

Anmärkning: Visa vid fakturering

Om man i detta fältet skriver en kommentar och kryssar i rutan Visa vid fakturering, kommer kommentaren att visas när man försöker fakturera kunden.

Detta är ingen spärr, det är endast information.

Anmärkning: Visa vid beställning

Om man i detta fältet skriver en kommentar och kryssar i rutan visa vid beställning, kommer kommentaren att visas när man försöker skapa en kundbeställning på denna kunden..

Detta är ingen spärr, det är endast information.

Extra utskrift (Offerter, Följesedlar, Fakturor)

Om man vet att just denna kunden vill ha en extra utskrift vid fakturering skriver man i detta här så sköter BookHit automatiskt detta.

Offert

BookHit kan som standard använda två olika offert blanketter.

Faktura

BookHit kan som standard använda tre olika fakturablanketter. Detta är av stor vikt om du arbetar i samarbete med bibliotek eller universitet som har särskilda krav på fakturaavdelningen som andra kunder inte har.

Infoga

För att infoga en ny kund går du in under menyn Kunder - Infoga.

När du har lagt in alla uppgifterna bekräftar du med Enter eller den gröna bocken. För att avbryta klickar du på Esc eller på det röda krysset.

Ändra

Om du vill ändra på kund uppgifterna, letar du efter rätt kund. Detta gör du antingen genom sökfunktionen eller visa basregister, här bläddrar du sedan på pil tangenterna; föregående och nästa tills du har hittat rätt. Sedan klickar du på ändra i menyn kunder.

Skall du spara genomförda ändringar tryck då på Enter eller den gröna bocken.

Vill du inte spara ändringar, tryck på ESC eller det röda krysset. I detta fall återställs data som den var innan kommandot ändra lager gavs.

Radera

För att kunna radera en kund måste du först leta upp kunden. Antingen använder du sök funktionen eller visa basregister och bläddrar med pilarna föregående och nästa tills du hittat rätt.

En kontrollfråga visas: Vill du verkligen radera kund nr __?

Om kunden inte kunnat raderas för att den bearbetas på en annan arbetsplats, får du ett meddelande om detta.

Utskrift

Här är det möjligt att skriva ut uppgifter ur kundregistret.

Om du vill skriva ut en visad kund information väljer du i utskrift i rullningslisten och ett utskriftsfönster öppnas:

Genom att klicka på utskrift startar du utskriften. För att skriva ut på t.ex. bildskärmen väljer du utmatningsenhet och klickar på bildskärm, godkänner detta genom att klicka OK och sedan klickar du på utskrift.

Söka

Vill du söka efter en kund väljer du söka i rullningslisten och följande fönster öppnas.

I fönstrets övre del finns en inmatnings ruta för sökbegrepp, undertill alternativen för sökfält och söksätt:

OBS! Tänk på att BookHit skiljer på små och stora bokstäver!

Hittas det en passande kund, öppnas basdata fönstret för den funna kunden. Hittas det flera passande kunder öppnas en kundlista.

Visa

Basdata fönstret öppnas för den markerade kunden.

Genom att dubbelklicka på önskad kund öppnas också basdata fönstret.

Sortering

Du kan sortera kundlistorna efter olika kriterier. I fönstret med listorna har du i nedre högre hörnet de olika alternativen. Beroende på vilken ruta du klickar i sorterar BookHit därefter.

I listorna ovanför sökfunktionerna har du möjlighet att ändra kolumnbredd genom att klicka på det vertikala streck som avdelar listan och sedan med nedtryckt musknapp, flytta den delade markörlinjen i övre raden, antingen till höger eller vänster.

Urval

Denna funktionen är en avancerad sök funktion. Den fungerar likadant som Söka, fast du har många fler möjligheter.

Diskett med svart pil

När du skrivit in ett urval kriterier kan du spara det genom denna funktionen:

Du ger detta kriterier ett nummer och en beskrivning, så att du snabbt och enkelt kan hitta det igen.

För att bekräfta klickar du Enter eller grön bock och för att avbryta Esc eller rött kryss.

Diskett med röd pil

Du får upp ett fönster med redan sparade kriterier, du markerar det kriterier som passar och klickar överför.

Om du vill radera ett urvals kriterier, markerar du det och klickar på soptunnan, du får en kontrollfråga om du verkligen vill radera.

När du gjort en sökning och BookHit hittar mer än en kund får du upp följande fönster:

Du får upp en lista med funna kunder.

I den gula rutan visas vad de funna kunderna sammanlagt omsatt.

Visa

Basdata fönstret öppnas för den markerade kunden.

Genom att dubbelklicka på önskad kund öppnas också basdata fönstret.

Protokoll

Med denna knapp skriver du ut en lista med de visade kunderna och deras omsättning.

Debitörslista

Med denna knapp skriver du ut en lista med de funna kunderna och deras debitörsnummer.

Radera

Med denna knapp raderar du den markerade kunden. De kunder som raderas här raderas permanent ur registret!

OBS! Den markerade kunden raderas ur programmet och informationen går inte att återställa!

Ta bort

Med denna knapp kan du ta bort kunder ur den visade listan, men kommer att visas igen vid nästa tillfälle.

Seriebrev

Under BookHit – Basdata - Texter lägger du upp standard brev. Här kan du också spara brev på olika språk. Du kan praktiskt taget låta BookHit ta hand om hela din korrespondens. Sedan kan du när du gör ett urval på era kunder, markera vilka kunder du vill skicka brevet till, välja ett brev så skrivs det ut med rätt namn och adress.

Etikett

Med denna knapp skriver du ut adressetiketter för de markerade kunderna.

Export

Om du vill exportera kunddata markerar du de poster du vilka exportera och klickar på denna knappen. Ett fönster öppnas där du döper filen och anger var den ska sparas någonstans.

Omsättningslista

Här kan du skriva ut en omsättningslista på de funna kunderna.

Sortering

Du kan sortera kundlistorna efter olika kriterier. I fönstret med listorna har du i nedre högre hörnet de olika alternativen. Beroende på vilken ruta du klickar i sorterar BookHit därefter.

Sökordsurval

Under menyn kunder hittar du sökordsurval. Här kan du göra ett urval ur kundregistret på sökord.

Du får upp följande fönster när du väljer sökordsurval ur menyn kunder:

I den gula rutan till vänster ser du alla inlagda sökord. Du markerar ett sökord och klickar bifoga eller infoga.

Bifoga

Om du använder dig av bifoga, lägger sig sökorden efter varandra.

Infoga

Om du använder dig av infoga, kan du lägga in ett sökord mellan två redan dit lagda sökord.

Matchning

Här kan du välja om mist ett sökord ska passa in eller om alla måste stämma.

Man kan också välja att dubbla och spärrade kunder räknas med.

När du har matat in sökorden och kraven klickar du på Urval så får du upp ett fönster med funna kunder:

För mer information se tidigare i kapitlet under Urval


Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.