Följ

Skapa order

Att skapa en order i Centralorder är enkelt och går snabbt, särskilt om man har lagt ner lite tid på sina fördelningsnycklar.

 

Standard

 Man skapar en order på två olika sätt, beroende på vilket förlag ordern gäller. Man jobbar på samma sätt för alla utom ett förlag, Förlagssystem. Nedan är en förklaring för alla utom Förlagssystem, och längre ner i manualen (se punkten Skapa Order – Förlagssystem är en förklaring till hur man gör när man använder sig av dem).

Skapa ny order

Det allra första man ska göra är att trycka på ”Order”, längst till vänster i huvudmenyn. Då får vi upp en lista på alla våra order.

Här kan vi redigera, ta bort eller lägga till order. Vi har tre knappar längst till höger. Den första använder vi för att lägga till en bok för denna order, den andra för att öppna och granska ordern och den sista för att redigera orderinformationen. För att lägga till en ny order trycker vi på knappen som heter ”Lägg till” uppe i höger hörn.

Då öppnas detta fönster. Här börjar vi med att lägga till ett namn på denna order. Sedan skriver vi en beskrivning samt väljer vilken av våra mappar med fördelningsnycklar vi ska använda oss av. Det sista vi gör är att välja vilken status som ordern ska ha, ”Utkast” är standard och den ändrar man vanligtvis inte.
Nästa steg är att välja fördelningsnyckel, men vi börjar med att trycka på knappen ”Skapa order” uppe i höger hörn.

Lägg till produkter

Nu när vi har sparat ordern ser vi den också i vår lista. Vi ser att den har statusen ”Utkast”, och det innebär att vi just nu arbetar med den.
När vi trycka på texten ”Julhandel 2013” för att öppna order och då får vi upp detta fönster.

Här ser vi nu ordern som den ser ut nu. Nästa steg är att lägga till våra produkter samt välja enligt vilken fördelningsnyckel de ska sorteras. Vi trycker därför på knappen ”Lägg till artiklar”.

I detta fönster lägger vi till våra artiklar. Vi börjar med att söka efter den bok vi vill lägga till, och då får vi fram en lista på alla artiklar som hittades i samband med sökningen.

Här är alltså listan för alla artiklar som hittades vid sökningen ”Kalle”. Skulle vi inte hitta boken vi söker skriver vi själva in informationen i de tomma fälten längst upp.

Nästa steg är att välja vilken fördelningsnyckel boken ska sorteras efter. Det gör vi i ”Drop-down”-listan precis bredvid ISBN-numret. Sedan ser vi till att rutan allra längst till höger är ikryssad, annars har vi inte markerat att artikelen ska vara med. När vi har gjort detta för de artiklar i vår sökning som ska vara med trycker vi på ”Lägg till artiklar”.

Då ser vi också att de två böckerna vi lade till har uppdaterats i vårt orderfönster. Vi kan även här ändra fördelningsnyckel eller lägga till en eventuell rabatt. Genom knappen ”Lägg till artiklar” kan vi lägga till ytterligare artiklar om vi skulle vilja det.

Här kan vi också se två olika viktiga saker. Vi ser vilken bandtyp boken är av, både övergripligt och detaljerat. Det är den fjärde kolumnen. I den femte kolumnen ser vi vilka mått boken har. Vi ser höjden x basen x tjocklek. Om måtten är 0 x 0 x 0 så innebär det att det inte finns någon information om just denna bok.

Ändra status

Nu när vi har lagt till alla artiklar vi vill ha med så i vår order är det dags att ändra status. Det gör vi genom att gå in på orderinformationen igen och sedan gå ner till menyn som heter ”Status”.

Genom att ändra statusen till ”Förfrågan/öppen” kan butikerna gå in och lägga önskemål på att de vill ha fler eller färre exemplar av en viss bok. Det är sedan upp till dig som administratör att avgöra om de ska få det eller ej.

Vi underrättar butikerna om att de kan lägga önskemål genom att gå till startsidan för order, markera den/de orderna vi vill meddela angående och trycker sedan på knappen ”Underrätta butiker”. De får då ett mail med informationen om att de kan gå och lägga önskemål.
När du är nöjd går du in under status igen och lägger statusen ”Klar/Låst” och då kan inte butikerna ändra något.

Välj leverantör

Nu ska vi välja vilken leverantör ordern ska gå till. Det gör vi genom att gå in på ordern och trycka på ”Välj mottagare”.

I ”Drop-down”-listan som kommer väljer vi vilken av våra leverantörer som ska få ordern.

Välj betalningsvillkor

Sedan ska vi välja betalningsvillkor. Vi gör på precis samma sätt, och i ”Drop-down”-menyn väljer vi vilket av våra betalningsvillkor som vi vill ska gälla.

Skicka order

Sedan klickar vi i för vilka böcker detta ska gälla. Det kan vara endast en, eller alla. Vi väljer själva.
Det allra sista vi gör är att välja hur vi vill att ordern ska skickas. Det allra vanligaste är att vi väljer att skicka som en EditX-fil, och det gör vi med knappen ”Skicka EditX-order till”. Men vi kan också välja att skicka en mail-order genom ”Mail-order”-knappen.
När vi väl har tryckt på knappen så har ordern skickats och då ändras också färgen på de böcker som är beställda, och sedan är det bara att se till så att alla böcker blir beställda.

 

Förlagssystem

Förlagssystem arbetar på ett lite annorlunda sätt. Du jobbar dock på precis samma sätt fram till att det är dags att lägga själva ordern. Så för föregående steg se manualen för standard.

Välj betalningsvillkor

Precis som tidigare väljer vi vilka betalningsvillkor som ska gälla för denna order.

Välj leverantör (Förlagssystem)

Sedan väljer vi leverantör, och det är såklart ”Förlagssystem” i detta fall.

Skicka artikeluuppdatering

Det är nu det börjar bli speciellt för just förlagssystem. Vi måste först av allt skicka en artikeluppdatering. Det gör vi genom att trycka på knappen som heter ”Skicka artikeluppdatering”.

Skicka order

När vi sedan vill skicka ordern är det viktigt att vi ser till så att ”inköpsorder” är ikryssad. Sedan väljer vi, precis som tidigare att skicka en EditX-fil. Detta genom knappen som heter ”Skicka EditX-order till”. Precis som tidigare klickar vi i de artiklar som vi vill att just denna order ska gå till. Det kan vara så att vi vill att endast tre av våra 500 artiklar i ordern ska skickas till Förlagssystem, och då klickar vi endast i de tre. Sedan får vi upprepa processen med de övriga 497 artiklar.

Sedan är det färdigt, och vi har skickat en order till Förlagssystem.

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

0 Kommentarer

logga in för att lämna en kommentar.